Zamknięcie zgłoszenia SENT polega na przesłaniu do rejestru uzupełnienia zawierającego informację o odbiorze towaru. Obowiązek ten spoczywa na podmiocie odbierającym i dotyczy przewozów kończących się na terytorium Polski. Czynność wykonuje się na portalu PUESC albo w oprogramowaniu połączonym z rejestrem, a termin liczy się od dostarczenia towaru. System nie zamyka zgłoszeń samoczynnie, więc pominięcie tego kroku zostawia otwarty wpis mimo zakończonej dostawy. Poniżej wyjaśniamy, kto i kiedy zamyka zgłoszenie, czego do tego potrzebuje oraz co robić, gdy zamknięcie nie dochodzi do skutku.
Na czym polega zamknięcie zgłoszenia SENT?
Zamknięcie nie jest osobnym dokumentem, lecz uzupełnieniem istniejącego zgłoszenia przewozu o informację o odbiorze towaru. Rejestr SENT traktuje przewóz jako trwający do chwili, w której odbiorca potwierdzi przyjęcie ładunku i poda jego rzeczywistą ilość. Dopiero to potwierdzenie kończy cykl, który rozpoczęło złożenie zgłoszenia przez podmiot wysyłający, a następnie uzupełnienie danych przez przewoźnika. Obowiązek wynika z ustawy SENT, czyli ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Zamknięcie zgłoszenia SENT nie następuje samoczynnie ani po upływie ważności numeru referencyjnego, ani po zjechaniu pojazdu z trasy. Wpis pozostaje otwarty tak długo, aż wykona tę czynność ktoś uprawniony, dlatego przegląd niezamkniętych zgłoszeń warto wpisać w codzienną rutynę.
Kto zamyka zgłoszenie i w jakim terminie?
Zamknięcia dokonuje podmiot odbierający, czyli firma wskazana w zgłoszeniu przewozu towaru jako odbiorca. Potwierdzenie należy przesłać niezwłocznie po dostarczeniu towaru, najpóźniej następnego dnia roboczego, co przy dostawach piątkowych bywa mylone z terminem liczonym w dniach kalendarzowych. Odbiorca może upoważnić do tej czynności inny podmiot, na przykład dostawcę paliwa albo firmę obsługującą go w zakresie rozliczeń, ale wymaga to pełnomocnictwa obejmującego reprezentowanie podmiotu w rejestrze. Samo udzielenie pełnomocnictwa nie zdejmuje z odbiorcy odpowiedzialności za terminowość, więc warto ustalić, kto w praktyce pilnuje tego kroku. Przy stałej współpracy handlowej dobrym rozwiązaniem jest zapisanie tej kwestii w umowie razem z zasadą przekazywania numeru referencyjnego. Przewoźnik zgłoszenia nie zamyka, a jego rola kończy się na uzupełnieniu danych i przekazywaniu położenia pojazdu.
Czego potrzeba, żeby zamknięcie było możliwe?
Podstawą jest rejestracja na PUESC, czyli założenie konta i powiązanie go z podmiotem, w imieniu którego wykonywane są czynności. Samo posiadanie konta nie wystarczy, ponieważ zamknięcie zgłoszenia wymaga rozszerzonego zakresu uprawnień, a firmy odkrywają ich brak zwykle w dniu pierwszej dostawy. Potrzebny jest także numer referencyjny, który odbiorca powinien otrzymać od dostawcy wraz z dokumentami przewozowymi. Zamknięcia można dokonać także poza portalem PUESC, w oprogramowaniu zintegrowanym z rejestrem. Takim rozwiązaniem jest Platforma KDCP Digital, w której statusy zgłoszeń i potwierdzenia odbioru od kontrahentów są widoczne w jednym miejscu. Niezależnie od wybranej drogi warto sprawdzić uprawnienia z wyprzedzeniem, ponieważ ich nadanie nie jest czynnością natychmiastową.
Jak przebiega zamknięcie zgłoszenia krok po kroku?
Po zalogowaniu wybiera się formularz uzupełnienia zgłoszenia i odszukuje przewóz po numerze referencyjnym. Następnie podaje się datę i godzinę dostarczenia towaru oraz jego rzeczywistą ilość, wyrażoną w tej samej jednostce co w zgłoszeniu przewozu. Kolejne pole dotyczy zgodności dostawy ze zgłoszeniem i wymaga świadomej decyzji, a nie odruchowego zaznaczenia zgodności. Przy odbiorze paliwa opałowego zakres danych jest szerszy i obejmuje między innymi wskazanie licznika urządzenia grzewczego oraz kod transakcyjny. Po wysłaniu formularza rejestr potwierdza przyjęcie uzupełnienia, a status zgłoszenia zmienia się na zamknięty. Numer zgłoszenia i potwierdzenie warto zachować, ponieważ to one stanowią dowód prawidłowego wykonania obowiązku podczas późniejszej kontroli.
Kiedy odbiór potwierdza się w aplikacji mobilnej?
Dla części odbiorców przewidziano prostszą ścieżkę w postaci aplikacji mobilnej SENT DOSTAWY. Korzystają z niej przede wszystkim podmioty przyjmujące paliwo opałowe, w tym zużywające je na własne potrzeby, dla których pełna obsługa portalu byłaby nieproporcjonalna do skali obrotu. Potwierdzenie powstaje wtedy na miejscu rozładunku, bez logowania się w przeglądarce, co skraca czas między dostawą a zamknięciem zgłoszenia. Aplikacja wymaga wcześniejszej rejestracji i powiązania z podmiotem, więc nie jest rozwiązaniem, które da się uruchomić w chwili przyjazdu cysterny. Przy większej liczbie dostaw sprawdza się gorzej niż obsługa prowadzona z jednego miejsca, ponieważ każde zgłoszenie SENT potwierdza się osobno. Wybór drogi zależy zatem od skali działalności, a nie od wygody pojedynczego pracownika.
Dlaczego zamknięcie zgłoszenia bywa niemożliwe?
Najczęstszą przyczyną jest brak wymaganych uprawnień albo brak powiązania konta z podmiotem odbierającym, mimo formalnie założonego konta na PUESC. Druga przyczyna leży po stronie przewoźnika, który nie uzupełnił danych środka transportu, przez co zgłoszenie nie osiągnęło stanu pozwalającego na potwierdzenie odbioru. Zdarza się też, że w zgłoszeniu wskazano niewłaściwy numer identyfikacji podatkowej odbiorcy, więc rejestr nie łączy przewozu z kontem, z którego ktoś próbuje go zamknąć. Wpis mógł również zostać zamknięty wcześniej przez inną osobę albo anulowany przez podmiot wysyłający, co widać po jego statusie. W razie niedostępności rejestru stosuje się procedurę awaryjną, a uzupełnienie danych następuje po przywróceniu działania systemu. Gdy przyczyny nie da się ustalić samodzielnie, pozostaje kontakt z Help Desk obsługującym platformę. Przepisy dotyczące monitorowania przewozu towarów mogą się zmieniać i warto sprawdzić ich aktualny stan.